Si può cambiare in qualsiasi momento
Nessuna norma obbliga una società a restare con lo stesso commercialista fino a fine anno. Il rapporto è un incarico professionale e può essere interrotto quando il cliente lo ritiene opportuno, nel rispetto degli accordi presi sul compenso per le attività già svolte.
La domanda giusta, quindi, non è se si può, ma come farlo senza creare buchi negli adempimenti. Con un minimo di metodo il passaggio è ordinario amministrazione; improvvisato a ridosso di una scadenza, diventa un problema.
I momenti migliori per farlo
- Dopo l’approvazione del bilancio: l’esercizio precedente è chiuso e documentato, il nuovo studio parte da una base netta.
- A inizio anno: la contabilità riparte da zero e il subentro è più lineare.
- Subito, senza aspettare, quando il problema è serio: scadenze saltate, comunicazioni dell’Agenzia non gestite, impossibilità di ottenere risposte. In questi casi il ritardo costa più del disagio del cambio.
I periodi da evitare, se non c’è urgenza, sono quelli a ridosso delle scadenze più dense: giugno e luglio per i versamenti, novembre per gli acconti.
Cosa succede in concreto
Il passaggio si compone di pochi passaggi tecnici, che gestisce il nuovo studio:
- Revoca e nuovo conferimento delle deleghe per il cassetto fiscale e per i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
- Subentro sugli intermediari telematici, per invii, fatturazione elettronica e cassetto previdenziale.
- Acquisizione della contabilità: libri, registri IVA, cespiti, bilanci e dichiarazioni degli esercizi ancora accertabili.
- Verifica degli adempimenti pendenti: cosa è stato inviato, cosa è stato versato, cosa resta da fare entro le scadenze imminenti.
Sul fronte documentale, il professionista uscente è tenuto a restituire la documentazione di proprietà del cliente. Nella pratica la collaborazione tra colleghi è la norma: è previsto dalle regole deontologiche e, semplicemente, conviene a tutti.
Le domande da fare al nuovo studio
Prima di decidere, vale la pena mettere sul tavolo quattro punti concreti:
- Chi sarà il mio interlocutore? Il professionista che segue la pratica o un ufficio che cambia referente?
- Come gestite le scadenze? Con quale anticipo arrivano gli F24 e le comunicazioni?
- Cosa è compreso nel compenso e cosa viene conteggiato a parte?
- Come intervenite prima delle decisioni rilevanti, e non solo per registrarle a posteriori?
Gli errori che complicano il passaggio
- Interrompere il rapporto senza aver verificato quali adempimenti sono già stati eseguiti.
- Lasciare in sospeso le questioni economiche con lo studio uscente: rallentano la collaborazione sul passaggio.
- Non recuperare i file contabili in formato elaborabile, accontentandosi delle stampe.
- Cambiare senza dire il perché: se il problema era la reperibilità o i tempi, va detto subito al nuovo studio, altrimenti si ripete.
Come lo gestiamo noi
Nel nostro studio il subentro segue sempre lo stesso schema: prima una ricognizione di cosa è stato fatto e cosa manca, poi il passaggio tecnico delle deleghe, infine un incontro in cui mettiamo in chiaro calendario degli adempimenti e modalità di lavoro per i mesi successivi. Nella maggior parte dei casi la società non si accorge del cambio, se non per il fatto che le risposte arrivano.
Contenuto informativo di carattere generale, aggiornato alla data di pubblicazione: non sostituisce una consulenza sul caso concreto. Aliquote, soglie e scadenze possono cambiare.
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